E-posta İletişiminin Olmazsa Olmazları

E-posta verimli ve hızlıdır ayrıca kalıcıdır. Bazı e-posta sağlayıcıları gönderenin bir mesajı geri almasına izin verse de, gönderilen bir e-postanın kurtarılması garanti değil bu nedenle, işinizde ve profesyonel ilişkilerinizde bütünlüğü desteklemek için e-posta içeriğinin dikkatli bir şekilde değerlendirilmesi gereklidir.

Kontrol edin;

1-Bu e-posta'yı daha ne kadar kısaltabilirim? Mailinizi okuyacak kişinin mail trafiğini gözönünde bulundurarak pek çok iletinin hakkıyla okunamadığından emin olabilirsiniz. Bu nedenle e-mailinizin kısa ve iletiyi gönderme nedeninizi net bir şekilde anlatacak şekilde düzenlenmesi gerekir.

2-Yazım hatalarını denetlemeden maili 1 kez daha gözden geçirdim mi?

Özellikle whatsup uygulaması kısa bazen de özensiz iletiler gönderme alışkanlığı edinmemize yol açabiliyor. İş amaçlı gönderilen mailler kurumu ve bulunduğumuz pozisyonu temsil eder ve kuruluş hakkında bir mesaj verir bu nedenle yazışmalarda argo, kısaltma kullanmamak, bu yazılanların belge niteliği taşıdığını umutmamak en iyisidir.

3-Gönderdiğim ileti daha önceki bir yazışmanın yanıtı olacaksa yanıtı herkesin görmesi gerekiyor mu?

''Tümünü yanıtla" seçeneğini seçmeden önce iki kez düşünün. Bir e-postanın tüm alıcılarını yanıtlamak, her alıcının yanıtınızı görmesi gerektiği anlamına gelebilir. İki kişi arasındaki bire bir konuşmalar herkesin dahil olmasına ihtiyaç duymaz.

4-Yorum yazmak gerçekten gerekli mi?

Diğerlerinin gerçekte nasıl hissettiğinizi bilmesini istemiyorsanız, e-postayla rahatsız edici sözler ve yorumlar göndermeyin. Unutmayın, e-postalar resmi belgelerdir ve mahkemede delil olarak kabul edilebilir.

5-E-posta gönderiminde zamanlamam doğru mu?

Cuma öğleden sonra önemli e-postalar göndermeyin. Bunun yerine, onları hafta sonu yazın ve ardından pazartesi sabahı erkenden gönderin, gelen kutusunun en altında değil, ilk e-postaları arasında olsunlar. Verimlilik uzmanları, e-postaları açmanın her sabah yaptığınız ilk şey olmaması gerektiğine inansa da, çoğu insan hala öyledir.

6-Yanıtı geciken e-maillerim için tepkimi rasyonel yönetebiliyor muyum?

Bazı insanlar son derece meşguldür ve gelen kutularındaki e-postaların her birini okuyamaz. Böyle durumlarda olumsuz senaryo varsayımlarında bulunmak yerine sadece e-postayı tekrar gönderin. E-postayı daha önce gönderdiğinizi görebilmeleri için ''tümünü yanıtla''yı kullanın. Onları bir suçluluk duygusuna kaptırmak için değil, dikkatlerini çekmek için. Meşgul olduklarını bildiğinizi ve e-postayı yeniden göndermenize aldırış etmediklerini umduğunuzu, ancak yalnızca e-postayı tekrar gelen kutularına almak istediğinizi yazın. Ardından isteğinizi tekrarlayın.Üçüncü denemenizde, bu e-postayı göndermekte çok zorlandığınızı ve gerçekten rahatsız etmek istemediğinizi, ancak onların yalnızca 2 dakikasını almayı umduğunuzu gösteren bir ifade ekleyin... biraz mizah sizi olumlu gösterir.

7-Hedef kitleme uygun dil seçiyor muyum? Müşterileriniz ya da üst görev tanımındaki kişilerle sevimli terimlerle iletişim kurabilseniz de onlar yine de sizin müşterileriniz ve yöneticileriniz, arkadaşlarınız değil Diğer yazılı iletişimler gibi iş e-mailler de hedef kitleye uygun olmalıdır.

8-Mesajım pozitif bir içerik barındırıyor mu?

Olumsuz sözler ve bunu barındıran imalar okuyucularınızın zihninde tatsız bir izlenim bırakabilir ve bunun düzeltilmesi biraz zaman alabilir. Yazma alışkanlıklarınızı ve stilinizi değiştirmek zaman ve çaba gerektirecektir ancak bazı temel kuralları ve araçları öğrendikten sonra faydaları ve ödülleri harikadır.

9-Konu kısmı önceki maillerden mi kalmış, güncellemem gerekiyor mu, net mi?

Konu kısmi mutlaka açıklayıcı olmalıdır, eğer bu bilgilendirme mesajı değilse ve yanıt bekliyorsanız konu kısmına yanıt bekleniyor yazabilirsiniz. Yine de bu sizin ilk mailinizse bunu yazmadan önce düşünün.

10-Önemli kısımları yeterince vurguladım mı?

Önemli fikirleri vurgulamak için kalın yazı tipini kullanabilirsiniz.

11-E-mail formatını standart hale getirdim mi?

Selamlama, tamamı büyük harflerle yazılan mesajlardan kaçınma ve alınan tüm mesajların zamanında yanıtlanmasını sağlama gibi ayrıntılara uyun. İdeal olarak ofis dışına çıktığınızda ‘’şu saat ya da tarihe dek ofis dışındayım’’ tanımlamasını mutlaka yapın, e-postaları 24 saatten fazla yanıtsız bırakılmayın.

Kendini şirkette iyi sunmak isteyen insanlar için iyi hazırlanmış bir e-posta, ciddiye alınmak için son derece gereklidir.

İyi hazırlanmış bir e-mail sizi diğerlerinden ayırır.